При работе с документами нужно учитывать срок хранения. Например, первичные бумаги (акты, накладные и договора) хранят 5 лет. После истечения срока их можно уничтожить. Для этого нужно удалить файлы в "1С. Бухгалтерия". Если ведется бумажный архив, то экземпляры из него уничтожают. На курсах 1С https://mgutu.ru/courses/1c.html учат правильно работать с документами. В том числе как вести архив, порядок передачи документов и как правильно уничтожать бумаги.
Во время работы любые документы можно выделить и удалить. Они будут автоматически перемещены в отдельный раздел. Найти его можно через "Администрирование". В разделе нужно выбрать строку "Удаление помеченных объектов".
Предварительно проверяйте список документов. Иногда в него файлы попадают из-за ошибки. Например, работник невнимательно отмечал их и удалил их. Если объект нужно восстановить, то с него убирают галочку.
Отмеченные документы выводятся отдельным списком. Нужно нажать кнопку "Удалить выбранное" — это сотрет их из системы. Иногда некоторые объекты не удается убрать. Тогда программа покажет соответствующее уведомление.
Ошибки появляются из-за того, что документ на удаление связан с другими. Нужно выделить объект и дважды нажать на него кнопкой мыши. Появится новое окно. В нем будет отмечены связанные объекты. Нужно навести курсор и нажать на строку. В меню два действия — удалить или заменить. После выбора объект можно стереть.
С бумажными экземплярами все проще: их пропускают через шредер или сдают на утилизацию. Главное, проверять архив регулярно и освобождать его.
|